Gerência de Projetos: A importância das lições aprendidas 

 

 

Grande parte do que aprendemos na vida foi adquiri

do vivenciando fracassos e

sucessos. Em gestão de projetos, essa máxima, mostr

ou ser uma eficiente ferramenta, de

amadurecimento da equipe e melhora da qualidade dos

serviços prestados.

É comum que no andamento dos projetos surjam situa

ções que exijam providências

imediatas. Problemas com fornecedores, escolhas de

tecnologia mal embasadas, conflitos de

relacionamento com o cliente ou com a equipe e estr

atégias mal elaboradas são bons

exemplos disso. A solução para estas situações traz

consigo a possibilidade real de

aprendizado, sobretudo para quem esteve envolvido n

a sua resolução. É fácil. Imagine um

projeto com cronograma seriamente comprometido, por

que o fornecedor de um insumo

importante deixou de entregá-lo dentro do prazo ace

rtado. É certo que nos próximos projetos o

fornecedor seja substituído, sobretudo porque o ger

ente de projetos não quer correr o risco se

ver de frente com o mesmo problema novamente. Este

é o conceito de Lições Aprendidas. É

interessante citar que, embora o exemplo relate uma

situação negativa, situações positivas

também possibilitam aprendizado e por isso também d

evem ser levadas em consideração.

Agora que o conceito de lições aprendidas foi apres

entado, fica uma pergunta no ar:

Que ganhos obterei ao registrá-las? A resposta é si

mples. Na maioria dos projetos, sobretudo

os de desenvolvimento de software, a equipe é desfe

ita com o fim do projeto, muitas vezes até

mesmo antes dele. Por isso, é fundamental que o con

hecimento que foi adquirido com as

lições aprendidas seja documentado, principalmente

para não ser esquecido. Por outro lado,

conforme as lições forem registradas, elas comporão

uma base de dados histórica, que servirá

de apoio para todos os demais projetos que surjam.

Possibilita-se com isso, a elaboração de

estratégias que coíbam os erros cometidos no passad

o, e que por sua vez, permitam a

repetição dos acertos no futuro.

Na prática, o registro das lições pode ser feito d

e muitas formas diferentes, sejam elas

fichas, planilhas eletrônicas ou sistemas de inform

ática desenvolvidos especificamente para

esta finalidade. O que interessa é que as informaçõ

es estejam disponíveis quando necessário,

e que para cada lição, sejam documentadas algumas i

nformações fundamentais, tais como

atividade, tipo, situação, lição aprendida, ações p

reventivas e ações corretivas. O

indispensável, é que, independente da forma como es

tejam registradas, elas sejam

organizadas de forma racional e prática. De nada ad

ianta registrar as lições e depois esquecê-

las dentro de uma caixa qualquer, ou inseri-las de

qualquer jeito em uma planilha eletrônica,

sem nenhuma ordem, impossibilitando que se faça alg

um uso inteligente dessas informações.

Embora o registro das lições aprendidas tenha demon

strado ser de grande valor, a

maioria dos gerentes de projeto simplesmente as ign

ora. Os fatores para isso são variados.

Em primeiro lugar, a pressão pelo cumprimento de pr

azos é muito grande, por isso o esforço

do gerente acaba se voltando para as atividades que

estão diretamente ligadas ao projeto. Por

outro lado, como o registro é uma atividade cujos b

enefícios não serão diretamente sentidos

alta gestão da empresa e sim pela equipe do projeto

, ela acaba não recebendo o apoio que

deveria receber. Colabora ainda, o fato de que, con

forme o projeto caminha para o fim, as

atenções da equipe, que deveriam estar voltadas par

a o seu correto encerramento, acabam se

voltando para o próximo projeto. Ademais, por incrí

vel que pareça, muitos gerentes de projeto,

embora conheçam o conceito na teoria, não acreditam

que registrar lições aprendidas traga

algum proveito para os seus futuros projetos.

Ao adotar o registro das lições aprendidas, o gere

nte está dando um passo importante

para o crescimento da equipe, que lidou com situaçõ

es difíceis, mas também com acertos e

sucessos. A base histórica crescerá, assim como a c

apacidade da equipe, com o registro das

boas e más experiências que, se estiverem organizad

as e estruturadas, servirão como

preciosa ferramenta para melhora dos serviços prest

ados e eficiência organizacional. 

 

Fonte

 

Rodrigo Zakarewicz

Líder de projetos e consultor em análise e desenvol

vimento de sistemas

Brasília - DF