INDICADORES DE CUSTO COM MS-PROJECT

O que é a análise de valor ganho?

Na raiz da análise de valor ganho existem três valores fundamentais calculados para cada tarefa:

• O custo orçamentado das tarefas, conforme agendado no plano de projecto, baseado nos custos dos recursos atribuídos a essas tarefas, acrescido de todos os custos fixos associados às tarefas. Denominado "o custo orçamentado do trabalho agendado", o BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) é o custo do plano base até à data de estado escolhida. Por exemplo, o orçamento total planeado para uma tarefa de 4 dias é de €100 e começa segunda-feira. Se a data de estado estiver definida +ara a quarta-feira-seguinte, o BCWS é de €75.
• O custo real necessário para concluir todas ou parte das tarefas, até à data de estado. Trata-se do custo real do trabalho executado (ACWP, Actual Cost of Work Performed). Por exemplo, se a tarefa de 4 dias incorrer num custo total de €35 durante cada um dois 2 primeiros dias, o ACWP relativo a este período é de €70 (mas o BCWS continua a ser de €75).
• O valor do trabalho executado pela data de estado, medido em moeda. Este é, literalmente, o valor ganho pelo trabalho executado e é chamado de custo orçamentado do trabalho executado (BCWP, Budgeted Cost of Work Performed). Por exemplo, se após 2 dias tiver sido concluído 60% por cento do trabalho numa tarefa, poderá esperar ter gasto 60 por cento do orçamento total da tarefa ou €60.

Está a acompanhar, até agora? Prossigamos.
A análise de valor ganho é sempre específica de uma data de estado escolhida pelo utilizador. Poderá seleccionar a data actual, uma data no passado ou uma data no futuro. Na maior parte das vezes, a data de estado será definida como sendo a data da última actualização do progresso do projecto. Por exemplo, se o dia actual for terça-feira, 12/9, mas o projecto tiver sido actualizado pela última vez com progresso na sexta-feira, 8/9, a data de estado seria definida para sexta-feira, 8/9.
A seguir é apresentado um exemplo de como analisar o desempenho do projecto com a análise de valor ganho. Uma tarefa tem um custo orçamentado (BCWS) de €100 e, pela data de estado, está 40 por cento concluída. O valor ganho (BCWP) é de €40, mas o valor agendado (BCWS) na data de estado é de €50. Isto indica que a tarefa está atrasada, foi ganho um valor inferior ao planeado. O custo real da tarefa (ACWP) na data de estado é de €60, provavelmente porque foi atribuído à tarefa um recurso mais dispendioso. Isto indica que a tarefa também ultrapassa o orçamento, foram incorridos mais custos do que os planeados. É possível verificar como esta análise pode ser é poderosa. Quanto mais cedo identificar discrepâncias no ciclo de vida do projecto entre o ACWP, o BCWP e o BCWS, mais cedo poderá tomar medidas para rectificar o problema.
Uma forma comum de visualizar os valores-chave da análise de valor ganho é a utilização de um gráfico. Comece por um gráfico simples que mostra uma acumulação constante de custos ao longo da duração de um projecto:

O eixo vertical y mostra o custo acumulado projectado de um projecto.
O eixo horizontal x mostra o tempo.
O orçamento planeado para este projecto mostra uma despesa constante ao longo da duração do projecto. Esta linha representa o custo acumulado do plano base.
Depois de o trabalho no projecto começar, um gráfico dos valores-chave da análise de valor ganho poderá ter um aspecto semelhante ao seguinte:

A data de estado determina os valores calculados pelo Project.
O custo real (ACWP) deste projecto excedeu o custo orçamentado.
O valor ganho (BCWP) reflecte o valor real do trabalho executado. Neste caso, o valor do trabalho executado é inferior ao montante gasto para executar esse mesmo trabalho.

Que mais é que o valor ganho mede?

Além de medir o BCWS, o ACWP e o BCWP, a análise de valor ganho mede:

• Desvio de custos (CV): diferença entre o custo estimado de uma tarefa e o respectivo custo real (com a fórmula CV = BCWP - ACWP). No primeiro exemplo, o orçamento total planeado para uma tarefa de 4 dias é de €100 e começa numa segunda-feira. Quando a data de estado é definida para a quarta-feira seguinte, o BCWS é de €75, o ACWP para este período é de €70 e o BCWP é de €60. Nesse caso, o CV da tarefa é de -€10.
• Desvio Agendado (SV): a diferença entre o progresso actual e o progresso agendado de uma tarefa, em termos de custo (com a fórmula SV = BCWP - BCWS). No exemplo anterior, o SV da tarefa é de -€15.
• O índice de desempenho de custos (CPI): rácio de custos orçamentados em relação aos custos reais (com a fórmula CPI = BCWP / ACWP). No exemplo anterior, o CPI da tarefa é de cerca de 0,86 ou 86 por cento.
• O índice do desempenho agendado (SPI): rácio do trabalho executado em relação ao trabalho agendado (com a fórmula SPI = BCWP / BCWS). No exemplo anterior, o SPI da tarefa é de 0,80 ou 80 por cento.
• O índice de desempenho para conclusão (TCPI): rácio do trabalho restante a ser executado em relação aos fundos restantes para gastar a partir da data de estado ou orçamento na conclusão (com a fórmula TCPI = [BAC - BCWP] / [BAC - ACWP]).

Como posso interpretar o valor ganho?

Os indicadores do valor ganho que são desvios ou rácios podem ajudar a determinar se existe dinheiro suficiente no orçamento e se o projecto terminará no prazo.
Desvios, como, por exemplo, um desvio de custos (CV), podem ser positivos ou negativos:

• Um desvio positivo indica que o projecto está adiantado ou abaixo do limite de orçamento. Os desvios positivos poderão permitir realocar dinheiro e recursos de tarefas ou projectos com desvios positivos para tarefas ou projectos com desvios negativos.

• Um desvio negativo indica que o projecto está atrasado ou que ultrapassou o orçamento e que é necessário tomar medidas. Se uma tarefa ou projecto tiver um CV negativo, poderá ter de aumentar o orçamento ou aceitar margens de lucro reduzidas.

Os rácios, como, por exemplo, o índice de desempenho de custos (CPI) e o índice do desempenho agendado (SPI), podem ser maiores que 1 ou menores que 1:

• Um valor maior que 1 indica que o projecto está adiantado ou abaixo do limite de orçamento.

• Um valor menor que 1 indica que está atrasado ou que ultrapassou o orçamento. Por exemplo, um SPI de 1,5 significa que utilizou apenas 67 por cento do tempo planeado para concluir uma parte de uma tarefa num determinado período e um CPI de 0,8 significa que gastou 25 por cento mais de tempo numa tarefa do que o que tinha sido planeado.

De que forma a % concluída versus a % física concluída afecta o valor ganho?

É possível especificar se o Project deve utilizar o valor de percentagem concluída ou de percentagem física concluída de cada tarefa para cálculos de valor ganho relacionados com o BCWP. (Tenha em atenção que são calculados outros valores a partir do BCWP, pelo que a decisão afecta toda a análise de valor ganho.)

• A percentagem concluída pode ser calculada pelo Project ou directamente introduzida pelo utilizador, dependendo da forma como controla o trabalho real.

• A percentagem física concluída é sempre directamente introduzida pelo utilizador. Utilize a percentagem física concluída quando a percentagem concluída não for uma medição exacta do trabalho real executado ou restante.

Em seguida, é apresentado um exemplo simples de como os dois valores podem diferir: o projecto de construir uma parede de pedra composta por 100 pedras em pilhas de 5. A primeira linha de 20 pedras pode ser colocada em 20 minutos, mas a segunda linha demoraria 25 minutos porque e necessário levantar as pedras uma linha acima, pelo que demora um pouco mais. A terceira linha demoraria 30 minutos, a quarta 35 minutos e a última linha demoraria 40 minutos a colocar, num total de 150 minutos. Depois de colocar as três primeiras linhas, o projecto estaria 60 por cento fisicamente concluído (colocou 60 de 100 pedras). No entanto, só gastou 75 dos 150 minutos; em termos de duração, a tarefa só está 50 por cento concluída.
Dependendo da maneira como o trabalho é pago, a forma como o valor é ganho (por pedra ou por hora), poderá escolher o valor de percentagem concluída ou o valor de percentagem física concluída para reflectir de forma adequada esta situação na análise de valor ganho.

Que quantidades de valor ganho posso mostrar ou calcular no Project?

Com o Project, é possível mostrar:

• Custo real do trabalho executado (ACWP) mostra os custos reais incorridos por trabalho já executado por um recurso numa tarefa, até à data de estado do projecto ou a data actual. Normalmente, o Project relaciona os custos reais com o trabalho real. Só se introduzir custos reais independentes do trabalho real ou se alterar as taxas de pagamento dos recursos é que os custos reais estarão desfasados dos custos agendados.
• Orçamento na conclusão (BAC) mostra uma estimativa do custo total do projecto.
• Custo orçamentado do trabalho executado (BCWP) mostra quanto do orçamento deveria ter sido gasto, tendo em conta a duração real da tarefa. O BCWP também é referido como "valor ganho." Note que o Project calcula o BCWP ao nível da tarefa de forma diferente do que ao nível da atribuição. Para obter os melhores resultados, utilize os valores de BCWP ao nível da tarefa, que são os valores que o Project agrega para os valores de BCWP da tarefa sumário e da tarefa sumário do projecto. Este valor é calculado para cada tarefa individual mas analisado a um nível agregado (normalmente, ao nível do projecto).
• Custo orçamentado do trabalho agendado (BCWS) mostra quanto do orçamento deveria ter sido despendido tendo em conta o custo do plano base da tarefa, atribuição ou recurso. O BCWS é calculado como sendo os custos acumulados do plano base faseado em relação à data de estado ou à data actual. (Os valores de custo orçamentado são armazenados nos campos do plano base ou, se tiver guardado vários planos base, nos campos Plano Base1 a Plano Base10.)
• Desvio de custos (CV) mostra a diferença entre o custo orçamentado do trabalho executado (BCWP) numa tarefa e o custo real (custo real do trabalho executado ou ACWP). Se o CV for positivo, significa que o custo se situa actualmente abaixo do montante orçamentado (ou plano base); se o CV for negativo, significa que a tarefa está actualmente acima do orçamento.
• Desvio agendado (SV) mostra a diferença entre o custo orçamentado do trabalho executado (BCWP) e o custo orçamentado do do trabalho agendado (BCWS). Se o SV for positivo, significa que o projecto está adiantado em termos de custos; se o SV for negativo, significa que o projecto está atrasado em termos de custos.
• Desvio na conclusão (VAC) mostra a diferença entre o orçamento na conclusão (BAC) e a estimativa na conclusão (EAC). No Project, o EAC é o campo Custo Total e o BAC é o campo Custo do Plano Base do plano base associado.
• Índice de desempenho de custos (CPI) rácio dos custos do trabalho executado, orçamentado ou do plano base, em relação aos custos reais do trabalho executado (BCWP/ACWP).
• Índice de desempenho de custos acumulados (CPI) soma do BCWP para todas as tarefas, dividido pela soma dos custos reais de trabalho executado (ACWP) para todas as tarefas. O CPI acumulado é utilizado frequentemente para prever se um projecto ultrapassará o orçamento e em quanto.
• Índice do desempenho agendado (SPI) rácio do trabalho executado em relação ao trabalho agendado (BCWP/BCWS). O SPI é frequentemente utilizado para calcular a data de conclusão do projecto.
• Estimativa na conclusão (EAC) custo total esperado de uma tarefa ou projecto, baseado no desempenho a partir da data de estado. O EAC também é denominado previsão na conclusão e é calculado da seguinte forma: EAC = ACWP + (BAC - BCWP) / CPI.
• Índice de desempenho para conclusão (TCPI) rácio do restante orçamento disponível a ser gasto em relação ao restante custo agendado a partir da data de estado. O TCPI é calculado da seguinte forma: TCPI = (BAC - BCWP) / (BAC - ACWP). Um valor de TCPI maior que 1 indica um desempenho projectado bom para o restante trabalho; menor que 1 indica um desempenho projectado pobre.

Qual o local no Project para ver os dados do valor ganho?

As informações de valor ganho podem consultadas em qualquer vista de folha aplicando a tabela Valor Ganho ou a tabela Indicadores do Custo de Valor Ganho.

• A tabela Valor Ganho mostra o BCWS, o BCWP, o ACWP, o SV, o CV, o EAC, o BAC e o VAC. Utilize esta tabela para ver as informações consolidadas de valor ganho, incluindo os campos-chave de desvio. Utilize o EAC, o BAC e o VAC para avaliar a diferença entre os custos agendados e orçamentados. Compare o CV, que mostra a diferença entre o custo orçamentado e o custo real do trabalho, com o SV, que mostra a diferença entre o custo orçamentado do trabalho e o custo real do trabalho.
• A tabela Indicadores do Custo de Valor Ganho mostra o BCWS, o BCWP, o CV, a CV%, o CPI, o BAC, o EAC, o VAC e o TCPI. Utilize esta tabela para analisar os desvios de custos. Verifique o CPI e o TCPI para ver a forma como o projecto está a progredir em relação ao respectivo orçamento e a comparação entre a taxa de trabalho e a taxa esperada. Se o CPI for menor que 1, significa que está a obter menos trabalho por euro do que o planeado. O TCPI indica qual será o aumento de desempenho necessário nas restantes tarefas para respeitar o orçamento.

Fonte Microsoft